跨部門溝通不是叫別人配合：黃震宇小胖老師的業務溝通與價值思考實戰

業務希望訂單趕快成交，採購在意成本與供應風險，倉管擔心庫存、盤點與臨時插單，船務需要掌握出貨時間，工程與執行單位則必須考量工作量、流程與可行性。

每一個人可能都很認真，但只要彼此看到的事情不同，就很容易從「一起解決問題」，慢慢變成「為什麼他都不配合我？」

長期投入網路行銷、SEO、網站規劃與企業顧問工作的黃震宇（小胖老師），在這次企業課程中，從超過 20 年與企業主、客戶、業務、PM、設計、工程及不同部門合作的實務經驗出發，分享一套實際應用在跨部門溝通、業務溝通、B2B 談判與問題解決上的思考方式。

這堂課談的並不是「怎麼把話講得漂亮」，而是一個更實際的問題：

一、跨部門溝通的第一步：先降低對方的心理防禦

不論面對客戶、供應商，還是不同部門的同事，溝通開始以前，對方往往會先在心裡判斷一件事情：

「你現在找我，是要幫我，還是又要增加我的工作？」

如果對方認為你只是來交辦工作、增加負擔或要求他配合，即使你的要求合理，也容易產生防禦。

因此黃震宇在課堂中特別提醒： 好的溝通不是先說服，而是先讓對方願意聽。

真誠的關心、適當的稱讚、清楚說明事情背景，甚至一句「不好意思，這次比較晚才告訴你，是我這邊沒有提早處理好」，都有機會降低對方的抗拒。

二、不要急著回答問題，先聽懂對方真正想解決什麼

聽見對方說了什麼，和聽懂對方真正要什麼，是兩件不同的事情。

客戶表面上可能在詢問產品規格，但真正的目的可能是確認產品能不能使用、避免採購錯誤、控制交期風險、降低客訴，甚至只是需要一份可以向主管交代的資訊。

因此，比起立刻開始介紹產品，更好的做法往往是多問一句：

這一句話，有機會讓整場對話從「介紹產品」轉成「解決問題」。

這也是業務從銷售人員走向顧問角色的重要差別。

三、跨部門衝突，很多時候不是誰不配合，而是 KPI 不一樣

業務的 KPI 可能是營業額與成交，採購在意成本與供應穩定，倉管重視庫存正確與作業效率，船務則必須確保出貨時間與文件正確。

每一個部門都可能是在完成自己的工作，但如果只從自己的位置出發，就很容易得到一句結論：

「他就是不配合。」

因此，跨部門溝通真正要處理的，往往不是誰對誰錯，而是目標、KPI、資訊與工作流程的差異。

黃震宇建議，在要求其他部門協助以前，可以先把四件事情說清楚：

• 為什麼現在需要做這件事？
• 這件事情對客戶或公司有什麼影響？
• 目前有哪些時間、人力或流程限制？
• 是否有其他替代方案？

當背景與目的被說清楚之後，「命令別人配合」比較容易轉變成「一起解決問題」。

四、遇到問題，要同時處理「現在怎麼辦」與「未來怎麼避免」

黃震宇在課程中提出一個很實用的問題解決框架：

如果同一個問題每個星期或每個月都重複發生，就不只是單一事件，而是流程問題。

• 是否需要建立 SOP？
• 是不是每次都缺少相同資料？
• 要不要建立標準表單？
• 是否需要標示案件緊急程度？
• 不同部門應該在什麼時間點提供哪些資訊？

五、不要只帶問題找主管，要盡可能帶著方案

「流程很亂」、「業務每次都太晚講」、「這件事情很浪費時間」，這些問題可能都是真的。

但站在主管或企業經營者的角度，如果員工除了指出問題，還能再往前一步：

這時候，你就不再只是「反映問題的人」，而開始成為協助公司解決問題的人。

六、B2B 業務談判不是一直讓步，而是交換條件

客戶希望價格更低、付款時間更長、交期更快，在 B2B 商務現場都很常見。

真正需要思考的，不只是「可不可以答應」，而是：

如果我要多給你一個條件，我可以換回什麼？

例如客戶希望延長付款條件，企業可以同步討論：

• 合作期間是否可以拉長？
• 採購量是否可以提高？
• 能否提供更明確的付款保障？
• 其他服務內容是否可以調整？
• 是否有其他方式降低公司的成本與風險？

黃震宇將這個概念形容為： 找出自己成本不高、但對方很在乎的資源。

匿名化品牌合作案例：資源交換不一定只談價格

黃震宇也以過往參與大型品牌合作的實務經驗為概念，在課堂中說明資源交換。

假設品牌 A 擁有大量實體通路與曝光版位，而品牌 B 擁有內容、人物或活動聲量。如果雙方只討論「一個版位多少錢」或「一次合作多少費用」，很容易直接進入價格競爭。

但如果重新盤點雙方資源，就可能發現：品牌 A 成本相對低的曝光資源，對品牌 B 很有價值；品牌 B 可以提供的內容或活動聲量，也可能正好符合品牌 A 的需要。

七、不要只講規格，要把專業翻譯成客戶聽得懂的價值

很多企業介紹自己的時候，最常使用幾句話：

• 我們很專業。
• 我們品質很好。
• 我們經驗豐富。
• We are your best choice.

問題是，這些都是企業自己的語言，卻不一定回答了客戶真正想知道的事情。

假設一家零配件供應商告訴客戶：「我們對產品很專業。」

客戶真正想問的是： 「所以這對我有什麼好處？」

如果繼續往下翻譯，就可能變成：

• 可以更快找到正確零件。
• 降低買錯產品與退換貨風險。
• 減少錯誤庫存。
• 降低後續客訴。
• 縮短採購人員查找與確認資料的時間。

到這個時候，「專業」才真正轉變成客戶聽得懂的價值。

八、企業不要害怕公開專業，而應讓專業持續被搜尋與 AI 看見

很多企業知道自己的優勢，卻不願意寫得太清楚，最大的擔心通常是：

「同行看到之後學走怎麼辦？」

黃震宇分享自己長期投入 SEO 與網路行銷工作的體會：

如果因為害怕少數競爭者模仿，而讓大量真正可能採購的客戶完全不知道你的專業，反而可能失去更多機會。

尤其現在使用者不只透過 Google 搜尋，也會透過 ChatGPT、Gemini 等生成式 AI 尋找廠商、比較產品、研究解決方案。

因此企業真正應該持續累積的，是：

• 實際產業經驗；
• 專業判斷；
• 產品與技術知識；
• 案例與問題解決經驗；
• 服務流程；
• 可信任的品牌與人物資訊。

這些資訊同時也是企業建立 E-E-A-T 與 GEO（Generative Engine Optimization，生成式引擎優化）品牌訊號的重要基礎。

九、AI 不只是寫文案，也可以協助整理工作流程與 SOP

黃震宇也在課程中分享自己實際運用 AI 的工作方式。

當每天工作內容很多，而且大量流程藏在個人經驗裡，可以先透過語音記錄實際工作，再讓 AI 協助分類與整理，例如：

• 今天實際處理哪些工作？
• 哪些工作最花時間？
• 哪些問題持續重複發生？
• 哪些工作是其他部門臨時加入？
• 哪些內容適合建立 SOP？
• 如何整理成主管可以快速理解的工作紀錄？

AI 因此不只是產生文章的工具，也可以協助企業把原本存在員工腦中的經驗，逐步變成可以被討論、改善與傳承的知識。

十、黃震宇／小胖老師：溝通最後還是回到「站在對方立場」

黃震宇（小胖老師）長期投入網路行銷、SEO、網站規劃、企業顧問及教育訓練工作，實際工作中長期需要在企業主、業務、採購、PM、設計、工程與行銷等不同角色之間協調需求與解決問題。

因此，這堂課談的「溝通」不是單純口才，而是從多年企業實務合作中逐步累積出的工作方法。

真正成熟的溝通，不是話說得最好聽，而是讓不同立場的人都能看清楚問題，找到一條事情可以繼續往前走的路。